Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Marco y alcance

Esta política se adopta en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan el régimen colombiano de protección de datos personales. Aplica al tratamiento de datos personales realizado por ARMARE Group S.A.S. a través de Adendum, sus sitios web, formularios, canales digitales, procesos comerciales, de reclutamiento, formación, mentoría y demás relaciones vinculadas con su actividad.

2. Datos que podemos tratar

Según la relación con el titular y el servicio solicitado, Adendum puede tratar datos como:

• Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, ciudad y país.
• Datos profesionales y laborales: cargo, empresa, hoja de vida, trayectoria, experiencia, educación, competencias, referencias y perfil profesional.
• Datos comerciales: servicio de interés, empresa, necesidad, historial de contacto, reuniones, propuestas y seguimiento comercial.
• Datos suministrados voluntariamente en formularios, entrevistas, procesos de selección, mentoría, talleres o comunicaciones.
• Datos técnicos y de navegación: dirección IP, dispositivo, navegador, páginas visitadas, interacciones, fuente de tráfico y métricas de uso del sitio.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

• Responder solicitudes de información, contacto, cotización o asesoría.
• Gestionar oportunidades comerciales y hacer seguimiento a prospectos y clientes.
• Prestar servicios de reclutamiento ejecutivo, búsqueda, evaluación y presentación de candidatos.
• Gestionar hojas de vida y perfiles profesionales dentro de procesos de selección.
• Prestar servicios de formación corporativa, liderazgo, mentoría y transformación de carrera.
• Enviar recursos solicitados expresamente por el titular, como guías o materiales de apoyo.
• Coordinar reuniones, entrevistas, talleres, sesiones, propuestas y actividades contractuales.
• Mantener registros de clientes, candidatos, participantes, proveedores y relaciones comerciales.
• Mejorar el sitio web, comprender su uso y medir la efectividad de contenidos, campañas y formularios.
• Gestionar seguridad, prevención de fraude, continuidad operativa y cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
• Realizar comunicaciones comerciales únicamente cuando exista una base legal o autorización aplicable para ello.

4. Datos sensibles

Adendum no solicitará datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios para una finalidad legítima y permitida por la ley. Cuando corresponda, informará al titular el carácter facultativo de su entrega y solicitará autorización expresa. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

5. Datos de niños, niñas y adolescentes

Los servicios de Adendum no están dirigidos de manera general a niños, niñas o adolescentes. En caso de que excepcionalmente se requiera tratar sus datos, se aplicarán las reglas especiales previstas por la legislación colombiana y se solicitará la autorización de su representante legal cuando corresponda.

6. Canales, plataformas y encargados

Para operar sus servicios, Adendum puede utilizar proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento o prestadores de servicios. Entre ellos pueden encontrarse plataformas de CRM, correo y productividad, alojamiento web, analítica, formularios, mensajería y colaboración.

Actualmente pueden utilizarse herramientas como HubSpot, Microsoft 365, Hostinger, Google Analytics / Google Tag Manager, Microsoft Clarity y WhatsApp, entre otras. Estas plataformas pueden procesar información en infraestructura ubicada fuera de Colombia. Cuando exista transmisión nacional o internacional de datos a un encargado, ARMARE Group S.A.S. procurará que se realice bajo condiciones de seguridad, confidencialidad y protección acordes con la normativa aplicable.

7. Cookies y tecnologías de medición

El sitio web de Adendum puede utilizar cookies y tecnologías similares para funcionamiento, analítica y medición. Estas tecnologías permiten conocer, por ejemplo, visitas, navegación, dispositivo, fuente de tráfico e interacción con determinadas secciones del sitio. El usuario puede administrar o limitar cookies desde la configuración de su navegador, teniendo en cuenta que algunas funciones pueden verse afectadas.

8. Autorización

Cuando la ley lo exija, Adendum solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de los datos personales. La autorización podrá obtenerse mediante formularios web, casillas de aceptación, comunicaciones escritas o electrónicas y otros mecanismos que permitan conservar evidencia del consentimiento.

9. Derechos de los titulares

El titular de los datos personales podrá, entre otros:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea aplicable.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
• Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización cuando proceda legalmente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable, cuando así lo exija la ley.

10. Consultas y reclamos

Las consultas, solicitudes y reclamos relacionados con datos personales podrán enviarse a:

La solicitud deberá permitir identificar al titular, describir claramente la petición y aportar la información necesaria para tramitarla. Las consultas serán atendidas dentro de los términos legales aplicables. Los reclamos serán gestionados conforme al procedimiento y plazos previstos por la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

11. Seguridad de la información

ARMARE Group S.A.S. adopta medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración o divulgación. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta, por lo que las medidas se revisan y fortalecen de acuerdo con los riesgos y herramientas utilizadas.

12. Conservación de los datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones contractuales o legales, gestionar relaciones comerciales o profesionales y resolver eventuales responsabilidades. Cuando dejen de ser necesarios y no exista obligación de conservarlos, podrán ser eliminados, anonimizados o bloqueados según corresponda.

13. Actualizaciones de esta política

ARMARE Group S.A.S. podrá modificar esta política para reflejar cambios legales, tecnológicos u operativos. Cuando los cambios sean sustanciales y afecten las finalidades o condiciones del tratamiento, se informarán por medios razonables y se solicitará una nueva autorización cuando legalmente corresponda.

14. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia el 9 de septiembre de 2026 y permanecerá vigente mientras ARMARE Group S.A.S. realice tratamiento de datos personales a través de Adendum.